AGILE TOUR PARIS 2011 – A la recherche du temps perdu…

Comme je vous l'annonçais dans mon précédent billet, j'étais début décembre dans les locaux de Microsoft pour assister à l'Agile Tour de Paris. Je remercie tout d'abord les organisateurs de cet événement car nous avons été reçus aux petits soins, et les conférences se sont déroulées dans un timing parfait!

Je vous propose ici de revenir sur une des conférences que j'ai le plus appréciée, "A la recherche du temps perdu", animée par Jean-Charles Meyrignac (ScrumMaster & Developer), dont le slogan pourrait se résumer en "Travailler moins, plus intelligemment, pour en faire plus!"; ou comment mieux organiser son temps personnel pour être plus productif.

Principes

Dans la première partie de la présentation, le speaker nous a présenté quelques principes de base, qui donnent déjà à réfléchir ! Parmi les plus connus des informaticiens, on a la Loi de Pareto, ou règle des 80/20, qui indique que 20% des efforts suffisent à produire 80% des résultats. Mais celui sur lequel je vais m'attarder est "L'effet Zeigarnik", qui se résume de la manière suivante : "On se rappelle mieux des tâches interrompues que des tâches achevées.". Cet effet, démontré scientifiquement dans les années 20, m'a beaucoup plu je dois dire... Les effets induits sont les suivants :

  • A chaque instant, vous savez ce que vous avez commencé et quel avancement vous avez ;
  • Si on vous demande la liste des tâches que vous avez terminées il y a deux semaines (de tête s'il-vous-plaît), vous avez du mal à vous en souvenir ;
  • Plus vous avez de tâches en cours (non terminées), plus vous êtes stressé(e) ;
  • La tension diminue lorsqu'une tâche se termine ;
  • Vous retiendrez mieux une tâche si vous la découpez.

Il semble donc nécessaire de découper au maximum les tâches à réaliser, et d'en traiter le minimum en parallèle.

Temps de travail

Le temps de travail peut-être décomposé en trois types :

  1. Le temps de travail individuel: c'est le temps où vous travaillez à votre rythme et où rien ne vient altérer ce rythme ;
  2. Le temps de travail collectif : c'est le temps que vous passez avec d'autres personnes, pour des réunions notamment ;
  3. Le temps de travail imprévu : comme son nom l'indique, il s'impose à vous. C'est le téléphone qui sonne, une conversation instantanée, votre collègue qui vient vous demander de l'aide, votre boss qui veut une livraison rapidement...

Conseils

Face à ce constat, et au vu des principes énoncés au départ, Jean-Charles nous donne quelques conseils pour gérer ces différents facteurs.

Comment mieux s'organiser ?

  • Dresser une liste visuelle des tâches à faire pour se nettoyer l'esprit ;
  • Découper les tâches longues ;
  • Prioriser les tâches ;
  • Ne pas chercher à tout faire : refuser, déléguer, renoncer ;
  • Fixer une seule échéance (pour éviter l'effet Zeigarnik) ;

Comment mieux travailler ?

  • En début de journée, se fixer un objectif à atteindre pour la fin de journée ;
  • Travailler à son rythme : s'isoler si besoin, définir les priorités, négocier l'imprévu (ainsi, une tâche sort de l'urgence et devient planifiable) ;
  • Ne faire qu'une seule tâche à la fois, et la terminer avant d'en commencer une autre ;
  • Faire des pauses, se faire plaisir ;
  • Si une tâche prend moins de 5 minutes, la faire tout de suite ;
  • Grouper les tâches similaires ;
  • Quand c'est possible, travailler à deux.

Chacun peut piquer quelques bonnes idées dans cette liste mais attention : ne cherchez pas à tout appliquer tout de suite, car l'effet Zeigarnik vous guette !

Conseils personnels du speaker

  • Consulter l'entourage pour définir la valeur réelle de nos tâches ;
  • Éviter de faire des choses qui nous déplaisent, ou qui n'ont pas de valeur pour nous ;
  • Avoir de l'intérêt, de l’enthousiasme pour ce qu'on fait ;
  • Bien séparer le temps de vie personnelle du temps de travail, dans le but de passer plus facilement d'une sphère à l'autre ;
  • Identifier les choses et les personnes qui nous font perdre du temps ; négocier ;
  • Préférer les mails à la messagerie et le téléphone quand cela n'est pas urgent, de manière à préserver le rythme de chacun.

Jean-Charles a également insisté sur le "Savoir dire Non". Si l'idée peut nous sembler difficile à mettre en œuvre, il faut se dire qu'il vaut mieux dire non, ou négocier en toute transparence, plutôt que de tout accepter et de se voir totalement surchargé. Ainsi, notre Oui prendra toute sa valeur, et montrera tout notre engagement.

Méthodes d'organisations

Jean-Charles nous a finalement présenté, de manière rapide, quelques méthodes d'organisation qui prennent en compte certains des conseils ci-dessus. Parmi elles, on peut citer la matrice d'Eisenhower, qui permet de classer des tâches selon leur importance (axe vertical) et leur priorité (axe horizontal), ou, pour se rapprocher des méthodes agiles, le Personal Kanban, la méthode Scrum, ou encore l'Extreme Programming.

Conclusion

On constate rapidement que les méthodes agiles vont dans le sens de la présentation, en apportant de l'importance aux individus et à leurs interactions. Elles poussent également à découper les tâches et à avoir notamment une vue nette et rapide des tâches sur le tableau agile (trop de post-it dans la colonne "En cours" n'est pas un bon signe).

Au final, j'ai trouvé cette présentation très intéressante, car elle touche directement au quotidien d'un développeur. Les points clés resteront, pour moi, les suivants :

  1. La présentation de l'effet Zeigarnik ;
  2. Il faut penser à se faire plaisir, en s'allouant par exemple une heure par jour pour apprendre quelque chose qui nous intéresse ;
  3. Ne pas subir le rythme des autres.

Pour information, les slides sont disponibles sur le site de l'Agile Tour.

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