Faut il canaliser la collaboration ?

Constat :

Les utilisateurs que l’on a trop souvent attribués du suffixe « finaux » sont suffisamment « finauds » pour trouver l’information dont ils ont besoin dans le but d’atteindre les objectifs que l’on leur fixe.

Cela dit, tout individu s’efforce de dépenser le moins d’énergie possible afin d’obtenir une information fiable et pertinente.

Le recours  au téléphone reste une valeur sure car il représente, en plus de la réponse à la question posée, une sorte de validation : qu’elle soit morale, hiérarchique ou simplement de l’aide à la réflexion, voire de l’aide à la reformulation de la question.

Il est évident que l’on se sent plus sur de soi si un collègue, ou encore mieux un expert,  partage la même opinion que vous sur un sujet.

En contre jour, les nombreux outils qui ont été développés et mis à disposition des utilisateurs représentent une jungle pour ces derniers qui ne savent pas réellement s’ils peuvent accorder foi à une information présente sur l’un des nombreux intranets ou applications spécifiques de l’entreprise.

Analyse :

Un nouveau rêve est pourtant né d’une collaboration auto-générée, autopilotée, et  qui s’affranchirait de tous les cadres et les règles.

Devant l’abondance des choix  le collaborateur est perdu.

Il l’est d’autant plus que, pendant longtemps, la “proposition d’usage” qui  lui a été faite n’avait pas de sens par rapport à ses contraintes quotidiennes et ses objectifs.

Un exemple simple est celui de la table du restaurant :
Ne vous est il jamais arrivé d’entrer dans un restaurant, au début du service, et vous trouver face à un grand nombre de tables disponibles.
Le choix va s’avérer souvent complexe et donner éventuellement lieu à l’émission de plusieurs choix possibles avec votre invité.
Cela ne se produira pas si vous n’avez que deux ou trois tables que vous pouvez choisir.

On peut faire l’analogie avec le travail collaboratif :

L’immensité des possibilités perd le collaborateur habitué à avoir des repères. A tel point qu’il ne sait pas quoi faire, où, et avec qui.
Finalement il en fait même moins que dans le “vieux monde contraint”. On pourrait l’appeler « la peur des grands espaces »

Certains experts suggèrent  donc de limiter le périmètre collaboratif afin de renforcer sens et focus : des outils précis pour un temps donné et un objectif défini.

D’où l’idée d’encadrer la collaboration en donnant des outils à une équipe donnée, pour un temps donné et pour atteindre un but donné.
On retrouve la notion de projet.

Conclusion :

On peut conclure qu’il faut enrichir les business-process quotidiens d’une couche sociale plutôt que croire que la main invisible s’occupera de tout.

La nuance consiste à bien différencier deux types d’utilisateurs :

-          Les premiers  concernent une partie très réduite des collaborateurs sur la seule et unique base du volontariat, de l’envie, de l’intérêt.

-          Les seconds seront tout le monde car représentant la manière dont on travaille au quotidien.

Les deux sont compatibles, la seule chose étant de bien avoir en tête qu’un groupe de travail ou une équipe ne sont pas des communautés et ne se gèrent pas de la même manière.

L’alliance du réseau et du “communautarisme” a du sens car il permet de créer et renforcer des communautés sur la base d’affinités sur un sujet, fut-il hors de la fiche de poste d’une personne.

L’alliance du réseau et du projet permet de mettre la bonne personne à la bonne place au bon moment.

Très concrètement, le webinaire que nous consacrons à la gestion de la documentation avec CONFLUENCE permet de gérer habilement ces aspects.

N’hésitez pas à télécharger cette présentation.

http://www.ideotechnologies.com/actualite/comment-optimiser-production-documentation-technique-vos-clients

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