JIRA et ses bonnes pratiques : Bien dessiner un workflow

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Je me propose dans cet article de vous présenter les best practices pour réaliser un workflow pertinent et lisible sur l'outil JIRA de l'éditeur Atlassian.

Passez directement au mode diagramme

Pour rappel, un workflow (ou flux de travaux) est la représentation d'un processus que vont suivre les demandes créées dans JIRA. Chaque demande passera successivement d'un statut à un autre en empruntant des transitions, jusqu'à ce que son traitement soit terminé.

Atlassian met à disposition un puissant éditeur de workflow dans ses produits. On le retrouve dans JIRA Core, JIRA Service Desk et JIRA Software.

JIRA propose deux méthodes pour créer son workflow : le mode texte, qui permet de représenter les statuts et les transitions sous forme de liste, et le mode diagramme qui invite les utilisateurs à conceptualiser le workflow. Les statuts y sont représentés sous forme de rectangles de couleurs alors que les transitions apparaissent sous forme de flèches.

Il va sans dire que le mode diagramme a ma préférence car un workflow bien dessiné rend bien plus simple sa compréhension. Les modifications que l'on y apporte au fil du temps nécessitent beaucoup moins de Rétro-ingénierie et surtout, cela aide les utilisateurs à savoir si leurs tickets sont plus ou moins proches de leur statut final d'un simple coup d’œil.

La bonne méthode

Le succès croissant de cette méthode auprès des consultants JIRA représente sans doute une belle preuve de son efficacité.

L'idée est simple :  un workflow commence en haut à gauche et finit en bas à droite. Quand on regarde un statut, seuls 4 points de connexion sont exploités. Les deux au centre horizontalement et les deux au centre verticalement. Le but est de superposer les transitions sans que le diagramme devienne illisible. Les départs d'un statut se font vers le bas pour signifier l'avancement dans le workflow et vers le haut pour signifier un retour en arrière. Les arrivées se font, par la gauche quand la transition vient d'un statut précédent, et par la droite quand il s'agit d'un retour arrière venant un statut plus avancé.

Methode

D'ailleurs, JIRA sépare les statuts de workflows en 3 catégories qui sont autant de couleurs : Bleu(départ), Jaune (en transit), Vert (Final).

Hormis un cas spécifique, il est conseillé de ne pas intervertir l'ordre des couleurs car elles contribuent grandement à la compréhension globale.

SD

Un exemple de worklow classique construit de haut en bas.

SDModifié Le même redessiné selon la méthode "En escalier".

Et le mode texte dans tout ça

Comme toute méthode, celle-ci a sa propre limite. Il arrive que certains workflows possèdent de nombreuses transitions qui partent et arrivent vers les mêmes statuts. C'est par exemple le cas, si on souhaite mettre à disposition des transitions différentes selon les utilisateurs. Les transitions ne porteraient pas alors le même nom et les effets fonctionnels seraient différents (je pense par exemple au post-fonctions qui peuvent varier).

Dans ce cas précis, la mise en place d'un workflow en escalier ne simplifierait pas significativement la compréhension globale du processus. Le mode texte permet de consulter l'intégralité des statuts/transitions organisés en liste. Les options y sont facilement accessibles.

Vous souhaitez en savoir plus? Pourquoi ne pas contactez nos experts depuis notre site dédié aux produits Atlassian?

 

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