Retour d’expérience sur la méthode « The Secret Weapon »

"The Secret Weapon" est une méthode de gestion de tâches expliquée sur son site: http://www.thesecretweapon.org/
Outre son nom très "à l'américaine", cette méthode peut s'avérer très efficace et surtout très structurante.
Elle est basée sur l'utilisation de ses mails, d'Evernote et de GTD (Getting Things Done)

TSW
Après quelques mois d'utilisation, je vais passer en revue ses principes, ainsi que les avantages et limitations que j'ai pu découvrir

Principes

Le site de TSW explique par l'intermédiaire de vidéos tutorielles comment la mettre en oeuvre.

En résumé, la méthode s'appuie sur les principes suivants:

Organisation d'Evernote pour l'orientation GTD

  • Création de 2 carnet de notes: Action Pending / Completed
  • Création de catégories d'étiquettes permettant de classer ses notes sur les 4 catégories suivantes: What / When / Where / Who
  • Dans chacune de ces catégories, on a des sous étiquettes permettant de gérer finement les notes:
    • What peut être les projets par exemple
    • When représente le lieu où la tache doit être réalisée: au travail, chez un client donné, à la maison, au supermarché...
    • Who représente la personne ou groupe de personne rattachée à cette tache
    • When qui est la catégorie la plus importante et la seule à être imposée par la méthode représente la priorité de la tache:
      • !DAily
      • 1.Now
      • 2.Next
      • 3.Soon
      • 4.Later
      • 5.Someday
      • 6.Waiting

Gestion de l'événement
A l'arrivée d'un mail dans sa boîte mail, le principe de TSW est de l'exporter tout de suite via le module d'export Evernote d'Outlook ou d'un navigateur.
Une note est ainsi créée. Cette note doit être immédiatement "tagger" suivant les 4 catégories d'étiquettes.
Le but avoué de TSW est d'avoir en permanence une boîte de réception vide .
Enfin, il faut gérer les taches par ordre de priorité en fonction du lieu dans lequel on se trouve

Revues
A la manière de Scrum avec ces Daily Scrum & Retrospective, TSW met en oeuvre 2 revue de notes:

  • la daily review permettant de gérer l'avancement et la réévaluation des priorisations de niveau 1 à 3.
  • la weekly review permettant de gérer l'avancement et la réévaluation des priorisations de niveau supérieur à 3.

 

Avantages et limitation de cette méthode

  • Avantages:
    • Donne une structure et un processus à la gestion des taches et des messages reçus: ceci permet de réellement prioriser
    • Dans le cadre de gestion multiprojet, ceci permet de hiérarchiser et d'être certain de toujours traiter en temps voulu les choses
    • Avoir une boîte de réception en permanence vide est très satisfaisant
    • Ultra-organisation
  • Limitations:
    • Oblige à régir sa vie (tout du moins professionnelle) en fonction de cette méthode contraignante
    • L'export sous Evernote n'existe pas sur les smartphones. Ceci oblige à devoir utiliser un ordinateur, contrairement à ce que prône la méthode
    • la méthode se prend dans son ensemble: impossible de l'adapter sans se gérer une charge de travail conséquente

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